W zależności od tematu konferencji zapraszane są osoby z danego obszaru wiedzy lub tematu, a w zaproszeniu widnieje przewidywany zakres tematyczny oraz poszczególne tematy wykładów, jakie będą przedstawione na konferencji. Zaproszenia takie zawierają jednocześnie prośbę o potwierdzenie swojego przybycia. Jeśli dana osoba potwierdzi swoje przybycie dostaje po pewnym czasie drugie zaproszenie, już bardzie konkretne i sprecyzowane z dokładną listą gości oraz programem konferencji. sale konferencyjne naukowe organizowane są z bardzo dużym wyprzedzeniem czasowym (najczęściej z rocznym wyprzedzeniem) oraz gromadzą ścisłe grono osób związanych z danym tematem.